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Registro contable de facturas

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público cuyo objeto es impulsar el uso de la factura electrónica, crear el registro contable de facturas, regular el procedimiento para su tramitación y regular las actuaciones de seguimiento de las mismas prevé en su artículo 4 que los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. Asimismo, establece como obligatorio el uso de la factura electrónica, sin perjuicio del derecho que tiene cualquier proveedor de presentar factura electrónica, las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas;

b) Sociedades de responsabilidad limitada;

c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;

d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;

e) Uniones temporales de empresas;

f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas. Ver BOE-A-2013-13722 ley 25 2013.

Asimismo, mediante Orden del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 492/2014, de 27 de marzo, se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Según el art. 4.2 de la citada Orden, el registro contable de facturas de cada Administración Pública debe dar soporte a los siguientes requisitos funcionales: Ver BOE-A-2014-3373 orden.

  1. Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.
  2. Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.
  3. Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente.
  4. Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.

El punto 3 del art. 4 de la Orden dispone que sobre la base de la información gestionada en el registro contable de facturas y de la del sistema de información contable de la entidad:

  1. La Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia.
  2. Los órganos o unidades administrativas que tengan atribuida la función de contabilidad efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación y demás actuaciones previstas en el artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Procedimiento de Tramitación de Facturas.-

1.- Las facturas electrónicas deberán remitirse a través de la sede electrónica del CIEGC que estará disponible en el siguiente enlace https://energiagrancanaria.sedelectronica.es/ o bien a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) (https://face.gob.es/)

Estarán eximidos de la presentación de factura electrónica aquellos proveedores cuyas facturas no superen la cuantía de CINCO MIL EUROS (5.000 €).

En estos supuestos la factura deberá remitirse, en formato PDF, a través de la sede electrónica del CIEGC o en bien en papel, a través del Registro del CIEGC sito en la Avenida de la Feria nº 1, de Las Palmas de Gran Canaria.

2.- El proveedor que haya expedido la factura por un servicio, obra o suministro al CIEGC, deberá presentarla en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS (RCFF) en el plazo máximo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

3.- Para la inscripción de la factura en RCFF, ésta deberá contener los siguientes datos y requisitos:

 CODIGO  REQUISITOS FACTURAS INSCRIPCION EN REGISTRO CONTABLE FACTURAS CIEGC:

A

Número de la factura.

B

Lugar y Fecha de expedición de la factura.

C

Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, domicilio, Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación, tanto del obligado a expedir factura como del CIEGC, siendo los datos de ésta los siguientes:

EPE, Consejo Insular de la Energía de Gran Canaria (CIEGC)

V76257757

Avda. de la Feria nº1. INFECAR

Las Palmas de Gran Canaria

D

Descripción de las operaciones, obra, suministro o servicio realizado, lugar y fecha de la ejecución, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto General Indirecto Canario, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

E

El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

F

La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

G

La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan.

H

En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto General Indirecto Canario, una referencia a esta situación. Así como cuando el precio incluya este impuesto, constará IGIC incluido.

I

En el caso de los profesionales, si el importe de la retención correspondiente al I.R.P.F. no fuera del 15%, sino del 7%, será necesario adjuntar a la factura copia de la declaración censal de alta en el censo de empresarios profesionales (modelo 036 o 037) así como carta firmada por el profesional indicando el epígrafe y fecha en qué se ha dado de alta en dicha declaración censal y que tiene derecho a aplicarse una retención del 7%. El derecho a la retención del tipo reducido tiene una vigencia del año en que se ha dado de alta y los dos ejercicios siguientes.

Ver CIEGC CARTA TIPO PROFESIONAL JUSTIFICANDO RETENCION REDUCIDA

J

En el caso de los profesionales dados de alta en la opción de la estimación directa simplificada y que por tanto no apliquen la retención del 1% en sus prestaciones, deberán aportar carta en la que manifiesten que la actividad que ha desempeñado no se puede catalogar como actividad establecida en el régimen de estimación objetiva y por tanto el CIEGC no tiene obligación de aplicar las retenciones referidas en el Reglamento del I.R.P.F.

Ver CIEGC CARTA TIPO REGIMEN ESTIMACION DIRECTA SIMPLIFICADA

K

El Departamento del CIEGC responsable de los trabajos contratados, así como el número del expediente de contratación que figura en la Resolución de Adjudicación.

L

IBAN, número de identificación internacional para las cuentas bancarias, dónde proceder al pago de la factura.

4.- La falta de alguno de estos datos o requisitos, será motivo de inadmisión de la factura, y, como consecuencia, su devolución al proveedor y la no inscripción de la misma en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS. Se contestará de forma electrónica al proveedor indicando el motivo de la inadmisión. Se remitirá al proveedor a la página web del CIEGC al objeto de obtener información sobre los requisitos de las facturas y su tramitación.

5.- Las facturas que NO se inscriban en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL CIEGC “no existirán”.

6.- Una vez verificados los datos y requisitos se procederá a incluir la factura en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL CIEGC, datándola y asignando un número correlativo.

7.- El departamento gestor llevará a cabo la verificación de la correcta ejecución del servicio, obra o suministro contratado de acuerdo con los términos y condiciones pactadas con los siguientes resultados:

  • Si el servicio, obra o suministro contratado hubiese sido ejecutado de acuerdo a los términos y condiciones pactadas, el departamento gestor dará la conformidad a la factura.
  • Si por el contrario el servicio, obra o suministro contratado NO hubiese sido ejecutado de acuerdo a los términos y condiciones pactadas, deberá comunicarlo detallando el motivo por el que se procede a la no conformidad de la factura.

El departamento gestor dará la conformidad o la no conformidad (anulación/devolución) de la factura en un plazo no superior a 7 días naturales desde la recepción de la misma.

8.- El CIEGC procederá al pago cada semana de las facturas inscritas en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL CIEGC y que hayan sido conformadas por el departamento gestor.

El CIEGC lleva a cabo el control y seguimiento de la tramitación de las facturas recibidas. En este sentido podrá solicitar a los departamentos gestores información en relación a las facturas respecto a las que haya transcurrido más de 10 días desde que las mismas tuvieron entrada en el registro contable de facturas y no conste la verificación correspondiente por parte del departamento gestor competente, elaborando un informe mensual al efecto.

El plazo de inscripción en el REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS expedidas en el año natural concluirá, en todo caso, el 31 de diciembre de cada año.